Relacja wideo z eventu, konferencji lub festiwalu - jak zaplanować nagrania na social media
Po co nagrywać wydarzenie - i dla kogo
Relacja wideo z eventu to coś więcej niż pamiątka dla uczestników. Dobrze zaplanowane nagrania z konferencji, festiwalu czy wydarzenia firmowego pracują na trzech etapach: pomagają sprzedać bilety na kolejną edycję, dają sponsorom materiał, który mogą pokazać u siebie, i dostarczają treści do social mediów na wiele tygodni po zakończeniu wydarzenia. Problem w tym, że wielu organizatorów myśli o nagraniach w ostatniej chwili, a wtedy powstaje jeden długi film, którego nikt nie ogląda do końca.
Ten tekst pokazuje, jak zaplanować nagrania tak, żeby z jednego dnia powstał zestaw materiałów na social media. Zaznaczamy od razu: mowa o nagraniach i montażu, a nie o transmisji na żywo, która wymaga zupełnie innego sprzętu i zespołu.
Jakie materiały zaplanować przed wydarzeniem
Zanim operator wejdzie na salę, trzeba wiedzieć, co ma powstać. Przykładowa lista dla konferencji branżowej:
- Film podsumowujący (60-90 sekund) - atmosfera, najważniejsze momenty, liczba uczestników widoczna w kadrze, logo partnerów.
- Rolki z wystąpień - po jednej na każdego ważnego prelegenta, z najmocniejszym zdaniem jego wystąpienia i napisami.
- Krótkie wywiady z uczestnikami i prelegentami: „co zabierasz z dzisiejszego dnia?”, „dlaczego tu jesteś?”.
- Materiały dla sponsorów - stoiska, rozmowy, logo w naturalnych kadrach, a nie tylko na ściance.
- Zapowiedź kolejnej edycji - 15-30 sekund, które za kilka miesięcy otworzą sprzedaż biletów.
- Ujęcia przebitkowe - rejestracja, kawa, rozmowy w kuluarach, detale scenografii. Bez nich montaż się nie klei.
Przy festiwalach akcenty są inne: więcej atmosfery, publiczności i artystów, mniej wypowiedzi. Przy wydarzeniach firmowych, takich jak jubileusz, spotkanie z klientami czy stoisko na targach, najważniejsi są ludzie: krótkie wypowiedzi zespołu i gości, momenty wręczenia nagród, kulisy przygotowań. Takie materiały świetnie sprawdzają się później w rekrutacji i na profilu firmy na LinkedInie. Zasada jest ta sama - lista materiałów powstaje przed wydarzeniem, a nie po nim.
Osobny temat to sponsorzy. Zapytaj ich przed wydarzeniem, czego potrzebują: krótkiego filmu ze stoiska, wypowiedzi przedstawiciela, ujęć z logo w naturalnym otoczeniu. Materiał przygotowany pod ich potrzeby to dla organizatora mocny argument przy rozmowach o kolejnej edycji.
Przygotowanie techniczne - o co zadbać z organizatorem
- Agenda z godzinami i zaznaczone momenty, których nie można przegapić: otwarcie, gość specjalny, wręczenie nagród, koncert główny.
- Dźwięk ze sceny. Najlepsza jakość wypowiedzi prelegentów to sygnał prosto z konsolety nagłośnieniowej. Trzeba to ustalić z realizatorem dźwięku przed wydarzeniem.
- Miejsce na wywiady - spokojny kąt z dala od głośników, najlepiej z dobrym tłem i dostępem do prądu.
- Akredytacja i dostęp do sceny, zaplecza i miejsc, w których operator nie przeszkadza uczestnikom.
- Osoba kontaktowa po stronie organizatora, która wskaże prelegentów i sponsorów do wywiadów.
- Światło. Sceny bywają oświetlone pod publiczność, a nie pod kamerę. Warto o tym porozmawiać z technikami.
Harmonogram dnia nagraniowego na wydarzeniu
Dzień nagraniowy trwa zwykle 10 godzin, więc trzeba go dopasować do najważniejszej części wydarzenia. Przykład dla jednodniowej konferencji:
| Godziny | Co nagrywamy |
|---|---|
| 8:00-9:00 | Pusta sala, scenografia, stoiska, rejestracja uczestników |
| 9:00-12:00 | Otwarcie i wystąpienia, fragmenty do rolek |
| 12:00-13:00 | Wywiady w przerwie, kuluary, sponsorzy |
| 13:00-16:00 | Kolejne wystąpienia, panel dyskusyjny, reakcje publiczności |
| 16:00-17:30 | Wywiady z prelegentami, zamknięcie, zdjęcia grupowe |
| 17:30-18:00 | Zapas na powtórki i kopia zapasowa materiału |
Przy festiwalu dzień przesuwa się na popołudnie i wieczór, np. od 14:00 do północy, żeby objąć przygotowania, publiczność za dnia i koncerty po zmroku.
Wizerunek uczestników - co wolno bez zgody
Zgodnie z art. 81 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych rozpowszechnianie wizerunku zwykle wymaga zgody osoby, która jest na nim przedstawiona. Zgoda nie jest jednak wymagana, gdy osoba stanowi jedynie szczegół całości, takiej jak zgromadzenie, krajobraz czy publiczna impreza. Szeroki kadr pełnej sali nie wymaga więc zgody każdego uczestnika, ale zbliżenie na konkretną osobę czy wywiad - już tak.
W praktyce warto zrobić trzy rzeczy: poinformować w regulaminie wydarzenia i na tablicy przy wejściu, że odbywają się nagrania, zbierać pisemne zgody od osób udzielających wywiadów, a przy dzieciach zawsze pytać rodziców. To opis ogólnej zasady, a nie porada prawna - przy dużych wydarzeniach dobrze jest skonsultować regulamin z prawnikiem.
Montaż pod social media
Materiał z wydarzenia najczęściej ogląda się na telefonie, dlatego większość publikacji powinna powstać w pionie 9:16, z dużymi napisami (wiele osób ogląda bez dźwięku) i mocnym otwarciem. Długi film poziomy wciąż się przydaje, np. na stronę wydarzenia czy do prezentacji dla sponsorów, ale nie powinien być jedynym efektem dnia.
Po wydarzeniu dobrze jest rozłożyć publikacje w czasie:
- Tydzień 1: film podsumowujący, podziękowania, pierwsze rolki z wystąpień.
- Tygodnie 2-4: kolejne rolki z prelegentami, wywiady z uczestnikami, materiały sponsorów.
- Kolejne miesiące: fragmenty jako przypomnienie przed ogłoszeniem następnej edycji i otwarciem sprzedaży.
Najczęstsze błędy w materiałach z wydarzeń
- Jeden długi film zamiast serii. Pięciominutowy film z całego dnia rzadko ktoś ogląda do końca. Kilkanaście krótkich materiałów pracuje znacznie dłużej.
- Nieczytelny dźwięk wypowiedzi. Nagranie prelegenta mikrofonem kamery z końca sali zwykle nie nadaje się do publikacji.
- Brak ludzi w kadrze. Scenografia i pusta sala nie budują emocji. Liczą się twarze, reakcje i rozmowy.
- Publikacja po miesiącu. Zainteresowanie wydarzeniem jest zwykle największe w pierwszych dniach po jego zakończeniu.
Szybkie relacje w stories w trakcie wydarzenia najlepiej robi zespół organizatora telefonem. Profesjonalnie zmontowane materiały przychodzą później - u nas w 5-7 dni. Więcej o tym, dlaczego wideo tak dobrze sprawdza się w marketingu, piszemy w tekście wideo marketing - dlaczego warto inwestować.
Nagrywanie konferencji i festiwali w Katowicach i Krakowie
Mamy siedzibę na Śląsku, więc wydarzenia w Katowicach i okolicach są dla nas naturalnym kierunkiem, a do Krakowa i innych miast dojeżdżamy. Koszt dojazdu ustalamy przy wycenie: bywa wliczony w cenę dnia nagraniowego, a jeśli nie, doliczamy 2 zł za kilometr. Jak wygląda nasza praca w regionie, opisujemy w tekście content creation Katowice.
Zaplanujmy nagrania z Twojego wydarzenia
Dzień nagraniowy to 10 godzin pracy na miejscu za 4 000 PLN netto, a gotowe materiały dostajesz w 5-7 dni. Przed wydarzeniem wspólnie układamy listę materiałów i harmonogram, żeby nic ważnego nie umknęło. Szczegóły znajdziesz na stronie content creation, a termin rozmowy możesz wybrać tutaj: bezpłatna 30-minutowa konsultacja.