Make.com dla małej firmy usługowej - 6 scenariuszy bez CRM-a

Scenariusze Make.com dla firmy, która nie ma CRM-a

Większość poradników pokazuje scenariusze Make.com dla firm z rozbudowanym zapleczem: systemem CRM, komunikatorem zespołu, bramką płatności. Tymczasem gabinet, pracownia, biuro projektowe czy ekipa remontowa pracują zwykle na skrzynce Gmail, Arkuszach Google i kalendarzu w telefonie. Ten tekst jest dla nich. Zebraliśmy sześć scenariuszy, które da się zbudować na tych narzędziach, bez programisty i bez kupowania kolejnych systemów.

Jeśli nie masz jeszcze konta i nie zbudowałeś żadnej automatyzacji, zacznij od poradnika Make.com - jak zacząć automatyzować firmę. Tutaj zakładamy, że wiesz już, czym jest moduł i wyzwalacz, i szukasz konkretnych pomysłów na wdrożenia Make w małej firmie.

Trzy rzeczy, które trzeba wiedzieć o kredytach

Make rozlicza się w kredytach. Zanim wybierzesz scenariusze, zapamiętaj trzy zasady, bo to one decydują o rachunku:

• Jeden krok to jeden kredyt. Każde wykonanie modułu, na przykład dodanie wiersza w arkuszu albo wysłanie maila, kosztuje 1 kredyt. Scenariusz z czterema modułami zużywa więc 4 kredyty na jedno zdarzenie.
• Sprawdzanie też kosztuje. Wyzwalacz, który co jakiś czas zagląda do arkusza lub skrzynki, zużywa 1 kredyt przy każdym uruchomieniu, nawet gdy nie znajdzie nic nowego. Scenariusz ustawiony co 15 minut to 96 kredytów dziennie na samo sprawdzanie.
• Wyzwalacz natychmiastowy jest tańszy. Webhook albo wyzwalacz typu „nowy lead” uruchamia scenariusz tylko wtedy, gdy coś się wydarzy. Gdzie się da, wybieraj właśnie taki.

Plan Free daje do 1 000 kredytów miesięcznie, pozwala mieć 2 aktywne scenariusze i uruchamiać je nie częściej niż co 15 minut. To wystarczy na start, ale jeden źle ustawiony harmonogram potrafi zjeść cały limit w dziesięć dni.

Scenariusze, które pilnują zapytań

1. Formularz na stronie - arkusz i powiadomienie

Zapytanie ze strony trafia zwykle na skrzynkę, gdzie ginie między fakturami a newsletterami. Ten scenariusz robi z niego wiersz w tabeli i wiadomość, której nie da się przeoczyć.

• Wyzwalacz: Webhooks - Custom webhook (formularz wysyła dane pod adres otrzymany w Make) albo Google Forms - Watch Responses.
• Kroki: Google Sheets - Add a Row (data, imię, telefon, treść, status „nowe”), potem Gmail - Send an Email do właściciela z danymi klienta w temacie.
• Koszt: 3 kredyty na zapytanie. Przy 40 zapytaniach miesięcznie to 120 kredytów.

2. Lead z reklamy Meta - odpowiedź w minutę

Formularze kontaktowe w reklamach na Facebooku i Instagramie zbierają dane wewnątrz Meta. Jeśli nikt ich stamtąd nie pobiera, klient czeka na telefon, a w tym czasie zostawia numer u konkurencji. Make ma gotową aplikację Facebook Lead Ads z wyzwalaczem New Lead, który działa od razu po wysłaniu formularza.

• Kroki: Facebook Lead Ads - New Lead, Google Sheets - Add a Row, Gmail - Send an Email do Ciebie i druga wiadomość do klienta, na przykład: „Dziękujemy, oddzwonimy dziś do 17:00”.
• Koszt: 4 kredyty na lead.
• Czego pilnować: zgody w formularzu muszą obejmować kontakt mailowy, a potwierdzenie powinno obiecywać tylko to, co naprawdę zrobisz.

Scenariusze, które pilnują terminów

3. Przypomnienie o wizycie z Kalendarza Google

Nieodwołane wizyty to dla gabinetu czy serwisu czysta strata. Jeśli terminy trzymasz w Kalendarzu Google, przypomnienie może wysyłać się samo.

• Wyzwalacz: harmonogram raz dziennie, na przykład o 16:00, i moduł Kalendarza Google, który wyszukuje wydarzenia z następnego dnia.
• Kroki: dla każdego wydarzenia Gmail - Send an Email albo SMS przez aplikację SMSAPI (moduł Send a Text Message). Adres lub numer klienta wpisujesz w opisie wydarzenia zawsze w tym samym miejscu.
• Koszt: 1 kredyt za codzienne wyszukanie i 1 za każdą wysłaną wiadomość. Przy 60 wizytach miesięcznie to około 90 kredytów. Do SMS-ów dochodzi opłata u operatora bramki.

4. Prośba o opinię po zakończonej usłudze

Opinie w Google zbiera się najłatwiej wtedy, gdy klient ma usługę świeżo w pamięci, czyli dzień lub dwa po jej zakończeniu. W arkuszu z klientami dodaj kolumnę z datą zakończenia zlecenia i kolumnę „prośba wysłana”.

• Wyzwalacz: harmonogram raz dziennie.
• Kroki: Google Sheets wyszukuje wiersze z datą sprzed dwóch dni i pustym polem „prośba wysłana”, Gmail wysyła krótką wiadomość z linkiem do wystawienia opinii, a arkusz dostaje znacznik, żeby nikt nie otrzymał prośby dwa razy.
• Koszt: 1 kredyt dziennie i 2 kredyty na klienta.

Pamiętaj o zasadach Google: prośbę wysyłaj do wszystkich klientów, a nie tylko do tych, o których wiesz, że są zadowoleni, i nie oferuj za opinię rabatu ani prezentu. Jak wykorzystać opinie w wizytówce, opisujemy w poradniku Google Moja Firma - jak założyć i pozycjonować się lokalnie.

Scenariusze, które robią porządek

5. Zapytania bez odpowiedzi

W arkuszu z pierwszego scenariusza każde zapytanie ma status. Raz dziennie Make sprawdza, czy są wiersze ze statusem „nowe” starsze niż 24 godziny, i wysyła jedną zbiorczą wiadomość: „3 zapytania czekają na odpowiedź”. To najprostszy sposób, żeby żaden klient nie został bez telefonu.

6. Poniedziałkowe podsumowanie

Raz w tygodniu scenariusz liczy wiersze z ostatnich siedmiu dni i wysyła mail: ile było zapytań, z jakiego źródła (strona, reklama, polecenie) i ile zamieniło się w zlecenie. Po trzech miesiącach masz dane, które pokazują, który kanał naprawdę przynosi klientów. Jak z takich liczb policzyć opłacalność, pokazujemy w tekście ROI z marketingu - jak policzyć, czy reklama się zwraca.

Oba scenariusze zużywają po kilka kredytów na uruchomienie, czyli razem kilkadziesiąt kredytów miesięcznie.

Ile to kosztuje - przykład dla 40 zapytań miesięcznie

Przykład: firma usługowa ma miesięcznie 40 zapytań ze strony, 20 leadów z reklam, 60 umówionych wizyt i 30 zakończonych zleceń.

• Formularz ze strony: 40 × 3 = 120 kredytów.
• Leady z reklam Meta: 20 × 4 = 80 kredytów.
• Przypomnienia o wizytach: 30 uruchomień i 60 wiadomości = 90 kredytów.
• Prośby o opinię: 30 uruchomień i 2 × 30 klientów = 90 kredytów.
• Kontrola zapytań i raport tygodniowy: około 80 kredytów.

Razem około 460 kredytów miesięcznie, czyli mniej niż połowa limitu planu Free. Ograniczeniem nie są więc kredyty, tylko liczba scenariuszy: w planie Free aktywne mogą być 2. Do uruchomienia wszystkich sześciu potrzebny jest plan Core, który kosztuje 9 USD miesięcznie przy płatności rocznej i obejmuje 10 000 kredytów. Dla porównania: gdyby pierwszy scenariusz zamiast webhooka sprawdzał arkusz co 15 minut, samo sprawdzanie zużyłoby około 2 900 kredytów miesięcznie.

Błędy, które psują proste automatyzacje

• Nikt nie pilnuje scenariusza. Po pierwszej zmianie formularza automat zaczyna wysyłać puste wiadomości i nikt tego nie zauważa. Wyznacz jedną osobę, która raz w tygodniu zagląda do historii uruchomień.
• Automat udający człowieka. Potwierdzenie może wysłać się samo, ale powinno jasno mówić, kiedy odezwie się prawdziwa osoba.
• Dane klientów w zbyt wielu miejscach. Arkusz z nazwiskami i telefonami udostępniaj tylko osobom, które muszą go widzieć. Więcej o danych w narzędziach chmurowych piszemy w tekście bezpieczeństwo AI i RODO.
• Automatyzowanie bałaganu. Jeśli w firmie nie ma ustalonego sposobu odpowiadania na zapytania, automat tylko przyspieszy chaos. Najpierw spisz, jak ma wyglądać dobra obsługa, potem ją automatyzuj.

Zbudujmy to razem

Każdy z tych scenariuszy zbudujesz samodzielnie w jedno popołudnie. Jeśli wolisz zacząć od planu, w ramach audytu AI mapujemy procesy w firmie, wskazujemy te, które warto zautomatyzować w pierwszej kolejności, i wyceniamy wdrożenie. Pakiet dla firm do 5 osób kosztuje 4 900 PLN netto. Możesz też umówić bezpłatną 30-minutową konsultację i opowiedzieć, na co w Twojej firmie schodzi najwięcej czasu.